UNIVERSIDADE
FEDERAL DA
BAHIA
FACULDADE
DE
FILOSOFIA
E CIÊNCIAS
HUMANAS
DEPARTAMENTO DE
MUSEOLOGIA
DISCIPLINA- FCH
337- CLASSIFIÇÃO E
DOCUMENTAÇÃO
Helena
Dodd Ferraz
Os
museus,
assim
como
a própria
Museologia,
estão voltados, basicamente, para
a preservação,
a pesquisa
e a comunicação
das evidências
materiais
do homem
e do seu
meio
ambiente,
isto
é do seu
patrimônio
cultural e natural.
A função básica de
preservar, lato senso, engloba as de coletar/adquirir,
armazenar, conservar e restaurar aquelas evidências, bem como, a de
documentá-las. A função de comunicar abrange as exposições, as
atividades educativas, as publicações e outras formas de disseminar
informação, enquanto que a de pesquisar está presente, em maior ou menor
grau, em todas as atividades.
Ao enfocar os museus a
partir das suas funções, constata-se que são instituições estreitamente
ligadas à informação de que são portadores os objetos e espécimes de
suas coleções. Estes, como veículos de informação, têm na conservação e
na documentação as bases para se transformar em fontes para a pesquisa
científica e para a comunicação que, por sua vez, geram e disseminam
novas informações.
O QUE É DOCUMENTAÇÃO MUSEOLÓGICA
A documentação de
acervos museológicos é o conjunto de informações sobre cada um dos seus
itens e, por conseguinte, a preservação e a representação destes por
meio da palavra e da imagem (fotografia) .Ao mesmo tempo, é um sistema
de recuperação de informação capaz de transformar, como anteriormente
visto, as coleções dos museus de fontes de informação em fontes de
pesquisa científica ou em instrumentos de transmissão de conhecimento.
Trata-se de vasto campo
de aplicação da Museologia que, sobretudo na literatura produzida nos
Estados Unidos, se confunde com o que denominam “registration” e
que ao nosso ver é um dos componentes principais do sistema de
documentação.
A documentação exerce ou
deveria exercer, nos museus, um papel primordial e, em alguns países sua
importância vem sendo gradativamente reconhecida na medida em que o
corpo prático - teórico da Museologia se torna menos empírico e em os
museus passam a atuar mais como instituições sociais, criadas para
prestar serviços a uma comunidade por ela legitimadas. No presente
trabalho, procuraremos abordar o tema sob dois aspectos e com base na
nossa experiência em museu de história, o Museu Histórico Nacional.
Em primeiro lugar,
enfocaremos a complexidade e a riqueza das informações de que são
portadores os objetos criados pelo homem, as quais
requerem dos museus o desenvolvimento de sistemas de documentação
igualmente complexos. A seguir, os pré- requisitos para a implantação de
eficientes sistemas de documentação são analisados.
A ESTRUTURA INFORMATIVA
DOS OBJETOS
Os objetos produzidos
pelo homem são portadores de informações intrínsecas
e extrínsecas que, para uma abordagem museológica,
precisam ser identificadas .
As informações
intrínsecas são deduzidas do próprio objeto, através da análise
das suas qualidades físicas. As informações extrínsecas
denominadas por MENSCH (1) de informações documental e contextual,
são aquelas obtidas de outras fontes que não o objeto e que só muito
recentemente vêm recebendo mais atenção por parte dos encarregados de
administrar as coleções museológicas. Elas nos permitem conhecer os
contextos nos quais os objetos existiram funcionaram e adquiriram
significados e são, geralmente, fornecidas quando da entrada dos objetos
no museu e/ou através das fontes bibliográficas e documentais
existentes.
Quanto às categorias de
informação a serem identificadas a partir dos próprios objetos ou de
outras fontes, MENSCH (2 e 3) distingue três aspectos básicos:
1)
Propriedades físicas dos objetos –(
Descrição Física)
a)
composição, material
b)
construção, técnica
c)
morfologia, subdividida em :
-
forma espacial, dimensões
-
estrutura da superfície
-
cor
-
padrões de cor, imagens
-
texto, se existente
2)
Função e significado -
(Interpretação)
a)
significado principal
-
significado da função
-
significado expressivo –valor emocional
b)
significado secundário
-
significado simbólico
-
significado metafísico
3)
História
a)
gênese – processo de criação no qual idéia
e matéria se transformam num objeto
b)
uso :
-
inicial, geralmente de acordo com as
intenções do criador ( fabricante)
-
reutilização
c)
deterioração (marcas do tempo)
-
fatores endógenos
-
fatores exógenos
d)
Conservação, restauração
Cada objeto pode ser
descrito e analisado por essa matriz tridimensional, sistemática que nos
leva a redimensionar o papel da documentação nos museus como suporte à
pesquisa científica e à comunicação. Não basta descrever fisicamente o
objeto, é preciso reconstruir sua história. Esta, segundo MENSCH (2),
pode ocorrer em três diferentes contextos que se inter – relacionam e
apresentam funções próprias, conforme abaixo diagramado:
CONTEXTO PRIMÁRIO
CONTEXTO
SECUNDÁRIO
U
PE
P
M
PR
C
P =
produção
PR =produção
U =
uso
PE = pesquisa
M =
manutenção C=
comunicação
CONTEXTO ARQUEOLÓGICO
A essa altura parece
que nos perdemos. Aonde queremos chegar com toda essa discussão?
Vejamos, por etapas:
1-
um objeto, ao longo de sua vida, perde e ganha
informações em conseqüência do uso, manutenção, reparos, deterioração.
Perdas e ganhos esses que se tornam mais acentuados quando há mudanças
de um contexto para outro. Podem mudar de lugar, de proprietário, de
função e suas propriedades físicas, também se modificam. E é esse
conjunto de informações sobre um objeto que estabelece seu lugar e
importância
dentro de uma
cultura e que o torna um “testemunho”, sem o qual seu valor
histórico,
estético,
econômico, científico, simbólico e outros é fortemente diminuído.
2-
um objeto, ao entrar para o contexto museológico,
continua a ter vida e, por conseguinte, a ter uma história a ser
documentada. Nos museus, ele também, ganha informação através,
sobretudo, de pesquisas e da reutilização ( exemplo: exposição) e perde
informação quando por exemplo, é restaurado ou privado de sua função
original.
3- a maior parte
das informações a serem identificadas são extrínsecas e, portanto,
difíceis e muitas vezes impossíveis de serem resgatadas porque, na
maioria das vezes, jamais foram registradas em fontes de informação
textuais ou iconográficas. Ora, tudo isso nos leva ao tópico seguinte
deste trabalho, que trata da complexidade de um sistema eficiente de
documentação de coleções museológicas.
SISTEMAS DE DOCUMENTAÇÃO MUSEOLÓGICA
Os sistemas de
documentação museológica , eqüivalem aos que em Biblioteconomia e na
Ciência da Informação recebem a denominação de “sistemas de
recuperação de informação” e que em linhas gerais se definem como :
OBJETIVOS:-
conservar os itens da coleção
- maximizar o
uso da informação contida nos itens
- maximizar o acesso aos itens
FUNÇÃO:
estabelecer contato efetivo entre as fontes de informação (itens) e os
usuários,
isto é, fazer com que estes, através de informações relevantes,
transformem
suas
estruturas cognitivas ou os conjuntos de conhecimentos acumulados.
COMPONENTES : -
Entradas
– seleção e aquisição
- Organização e controle – -
registro
-
número de identificação/marcação
-
armazenagem/localização
-classificação/catalogação
-
indexação
SAÍDAS : - recuperação
-
disseminação
Trabalhando no sistema,
o museólogo exerce o papel de intermediário entre os indivíduos e o
acervo, e tem, como tarefas básicas :
a)
armazenar informações sobre os objetos, individualmente;
b)
completar estas informações através da
literatura e de outras fontes documentais existentes, e do registro
fotográfico;
c)
torná-las acessíveis aos usuários:
museólogos, curadores, pesquisadores, administradores e público em
geral.
Ao nosso ver,
entretanto, além da complexidade natural de todo e qualquer sistema de
informação, os sistemas de documentação museológica apresentam aos
museus e respectivas equipes, geralmente diminutas, alguns desafios:
1-
A complexa estrutura informativa dos objetos quando no contexto
museológico
Comparando o material
de trabalho de museus e bibliotecas, constata-se que de um livro ou de
um artigo de periódico, enquanto objetos bibliográficos, basicamente
identifica-se suas informações intrínsecas, quais sejam, autor, título e
assunto. Ao contrário, no que tange os objetos museológicos, dados
referentes a material, técnica, local, data de produção, dimensões, uso,
função, estado de conservação, significado, etc... são igualmente
fundamentais. Os sistemas de documentação museológica têm, portanto, que
identificar e manipular um maior número de categorias de informação.
Além disso, a entrada de
dados no sistema não se esgota com o término do processo de registro e
catalogação do objeto recém adquirido. Ao entrar para o contexto
museológico, como já vimos, o objeto continua a Ter sua vida
documentada. Ele muda de lugar, participa de exposições, é restaurado, é
referenciado em novas obras bibliográficas, exigindo que o sistema seja
permanentemente atualizado ou até mesmo retificado, na medida em que
novos dados se tornam disponíveis.
2.Equipe de
especialistas em função das coleções documentadas e dos assuntos
abordados pêlos museus
A identificação das
informações intrínsecas dos objetos museológicos requer o trabalho de
especialistas. Ao contrário, mais uma vez, dos documentos bibliográficos
e alguns iconográficos, sobretudo gravuras, a maioria dos demais objetos
criados pelo homem não detém, em si, de modo geral, nenhuma informação
legível. Não possuem, por exemplo, uma folha de rosto ou uma legenda
para orientar o museólogo.
Por conseguinte, a
descrição física dos mesmos exige conhecimento a priori e a
pesquisa em fontes bibliográficas e documentais com as quais a equipe
deve estar familiarizada, até mesmo para decodificar marcas e algumas
assinaturas legíveis em certos objetos, que funcionam apenas como
pistas.
Pode-se acrescentar a
estas dificuldades, a grande variedade de tipos de acervo existentes nos
museus de história, em cujo universo são encontrados desde de botões,
alfinetes, baralhos, chapéus , armas, carruagens, pinturas.....etc......
É preciso, ainda,
identificar as informações extrínsecas que, muitas vezes, são mais
importantes que as intrínsecas, na medida em que contextualizam os
objetos e reconstituem sua história e, por conseguinte, são a razão de
sua presença no museu.
Ora, se a documentação
não der conta dessas informações, os museus, sobretudo os de caráter
histórico, correm o risco de ser repositórios de objetos sem passado,
que só poderão ser analisados e interpretados por suas propriedades
físicas, limitando o trabalho da Museologia / Museografia de
comunicar.
Portanto, o levantamento
das informações extrínsecas demandam dos museólogos, além de
conhecimento a priori e muita pesquisa, um sistema de
documentação capaz de garantir que certos dados sejam obtidos antes
mesmo da entrada do objeto no museu, ou tão logo ele seja adquirido, se
não se quer correr o risco de perdê-los para sempre. São, sobretudo,
aquelas informações associadas aos proprietários dos objetos, ao uso que
fizeram dos mesmos ou aos lugares ou eventos de que participaram.
3-
Equipe familiarizada com as técnicas de armazenamento
e recuperação da informação
Finalmente, um sistema
eficiente de documentação impõe, cada vez mais, a presença de uma equipe
conhecedora dos problemas da informação, sobretudo no que diz respeito à
sua armazenagem e recuperação, sejam estas de forma manual, sejam de
forma automatizada. E, talvez mais do que isso, consciente da
necessidade de se alcançar um sistema “transparente”, isto é, um sistema
em que qualquer membro da equipe do museu e demais usuários
(pesquisadores e público em geral) possam facilmente acessar para obter
as informações que desejam, sem precisar passar pêlos meandros de
sistemas criados para uso exclusivo de um pequeno grupo e até de uma
única pessoa.
Deve-se ter claro,
enfim, que a documentação não é um objetivo em si mesma, mas um
instrumento essencial para todas as atividades do museu, inclusive as
administrativas.
PRÉ- REQUISITOS
PARA UM EFICIENTE SISTEMA DE DOCUMENTAÇÃO
Analisada a complexidade
e a riqueza informativa dos objetos museológicos e os desafios que
impõem às equipes encarregadas de sua documentação, gostaríamos de
destacar alguns pré- requisitos indispensáveis ao seu bom desempenho.
Em primeiro lugar, a
noção clara de que documentação, mais do que um conjunto de informações
sobre cada item da coleção, é um sistema composto de partes inter-
relacionadas que formam um todo coerente, unitário, que intermedia
fontes de informação e usuários, e se estrutura em função do objetivo de
atender às necessidades de informação de sua clientela.
Em segundo lugar,
enquanto sistema de recuperação da informação demanda:
1-
Clareza e exatidão dos dados
As informações sobre os
objetos devem ser claras e exatas, bem como as mais completas possíveis.
Para exemplificar a
importância dessa afirmação nos ocorre, no momento, dois casos:
a)
um objeto catalogado como brasão, feito de madeira e pertencente ao
donatário de uma das Capitanias hereditárias do Brasil Colonial. Ao
perguntarmos sobre essa raridade do século XVI, fomos informados que se
tratava de uma réplica recentemente adquirida. Essa pequeno
dado, que muda substancialmente a qualidade do objeto, não estava
registrado no sistema.
b)
uma pintura catalogada sob o
título “Um Cárcere” que ao se descobrir a sua
documentação
antiga, verificou-se ser “Um Cárcere: cena da tragédia- Antônio
José,
quinto ato.”
Este último exemplo, não
só ilustra que o sistema registrou de forma pouco clara e incompleta a
obra em questão, como permitiu que, com o passar dos anos, houvesse
perda de informação. No entanto, graças ao título original encontrado e
à pesquisa subsequente, pode-se chegar ao dado completo: “Um Cárcere:
cena do quinto ato, da tragédia Antônio José da Silva, ou o poeta
e a Inquisição, de Domingos José Gonçalves de Magalhães, Barão e
Visconde de Araguaia.” Refere-se à prisão do dramaturgo Antônio
José da Silva, o Judeu ( Rio de Janeiro, 1705- Lisboa, 1739), que morreu
queimado em praça pública, vítima da Inquisição, em Portugal.
Quanta informação
perdida, de menor valor para a pintura enquanto objeto de arte, mas
importantíssima enquanto objeto museológico.
2- Definição dos
campos de Informação que irão compor a base de dados de entrada
no sistema
O sistema não só deve
poder abrigar um número ilimitado de campos de informação, como estes
precisam ser definidos de acordo com a estrutura informativa dos objetos
e com as necessidades de informação de seus usuários ( ex: número de
identidade do objeto, seu nome, procedência, material e técnica, local e
data da produção, autor/ fabricante, etc...)
3-Normas e procedimentos
As práticas de controle
de entrada e saída de objetos, de registro, classificação, catalogação,
indexação, devem obedecer a normas e procedimentos estabelecidos com a
cooperação e o consenso daqueles aos quais irão servir.
Regras e rotinas bem
definidas são a garantia do fácil acesso e manutenção do sistema e devem
estar consolidados em manuais de serviço.
4- Controle de
terminologia
Definido os campos de
informação, a entrada de dados, além de clara, precisa e normalizada,
deve Ter sua terminologia controlada. O controle da terminologia, na
medida em que assegura sua consistência, impede que as informações
relevantes sejam perdidas por que vários termos foram usados para
designar uma mesma coisa. Ela se dá através de vocabulários controlados
que variam desde simples listas autorizadas de termos até instrumentos
mais sofisticados como os “tesauros”.
Campos, por exemplo,
como nome do objeto, material, técnica e tema/assunto têm,
necessariamente que ter seu vocabulário controlado ,se , se pretende
buscas mais rápidas e evitar a perda de informação relevante.
Podemos facilmente
ilustrar esta necessidade com os seguintes exemplos:
-
papagaio, pipa, pandorga,
arraia, cafifa, quadrado, todos esses termos são usados para designar um
único objeto/brinquedo;
-
argila e barro, termos usados para designar
um mesmo material;
-
Inconfidência Mineira, Conjuração Mineira,
termos usados para designar um mesmo tema/assunto.
Hoje, a necessidade
crescente de serviços de informação e as novas possibilidades
tecnológicas introduzidas pelo computador para administrá-los, demandam
a padronização e o controle terminológico, que não só aumenta a
eficiência daqueles serviços como estimulam o intercâmbio e a cooperação
entre eles, seja em nível interinstituicional , regional, nacional ou
internacional.
5- Catálogos/Índices
O catálogo geral dos
museus, contendo as fichas catalográficas de cada um dos itens da
coleção ordenados, normalmente, pelo número de identificação dos
mesmos, embora armazene os dados sobre eles existentes, é de pouco valor
para a recuperação da informação, na medida em que só pode ser acessado
quando se conhece o referido número.
Deve, portanto, estar
associado a outros catálogos ou índices, que possibilitam o rápido
acesso às informações contidas nos outros campos( ex.: catálogo de
doador, de autor, de material, técnica, de local de produção),
construídos a partir da duplicação das fichas catalográficas ou de
fichas contendo apenas parte dos seus dados, ordenados sob outros
critérios, implicam, nos sistemas manuais, em muito trabalho.
A principal vantagem
dos sistemas automatizados é justamente sua capacidade de recuperar
informação e a rapidez com que atualizam e corrigem dados, eliminando o
trabalho repetitivo de manutenção e atualização dos catálogos/índices
manuais.
6-
Numeração dos Objetos
Por mais sofisticado que
seja um sistema de documentação, ele se torna completamente inoperante
se os objetos perdem seu número de identificação. O número é a ponte
entre o objeto e a sua documentação.
A numeração, portanto,
deve ser a mais simples possível e sua legibilidade nos objetos deve
ser checada periodicamente, tendo-se cuidado extra quando os objetos
saem para qualquer uso fora de seu local permanente de armazenagem,
sobretudo quando para restauração ou exposição.
7-
Segurança da Documentação
A manutenção do sistema
deve ser prevista a segurança da documentação. A destruição das
informações, sobretudo as de natureza extrínsecas, quaisquer que sejam
as causas, pode significar a perda definitiva e irreparável da história
dos objetos.
Considerações Finais
ORNA & PETTITT ( 5), em
obra publicada em 1980, citam um autor do Canadá que faz a seguinte
afirmação, aplicável a muitos países :
“Na média dos museus, a
documentação, por si, não é prioridade , provavelmente por ser
invisível. A documentação é produto de várias pessoas: registradores,
curadores, conservadores, etc... .Por isso, ela varia de acordo com os
interesses profissionais, assim como com os pontos de vista pessoais dos
indivíduos envolvidos. O resultado é que a documentação dos acervos é,
geralmente muito desigual e raramente integrada num sistema completo.”(
6)
O Brasil não foge a
esse quadro e esta talvez seja a razão pela qual tudo que foi dito
anteriormente, apesar de parecer óbvio, não é. A prática da maioria dos
nossos museus ainda esta longe de assegurar que seus acervos e
respectivas informações sejam bem documentadas e facilmente
recuperáveis.
Há, entretanto, uma
preocupação crescente com o caos documental. A existência de museus
cheios de objetos pobremente documentados, as exigências administrativas
de maior
controle no que diz
respeito aos documentos legais de aquisições e empréstimos de acervo, o
surgimento, em muitos museus, do departamento de registro e da figura do
registrador, as recentes mudanças na orientação da
Museologia/Museografia, tradicionalmente centradas nas propriedades
físicas dos objetos, no sentido de preservar também as informações
referentes aos contextos dos mesmos, e uma maior consciência do papel
social dos museus, são alguns dos fatores que têm levado a se repensar o
papel da documentação e dar-lhe a devida importância.
A documentação de
acervos museológicos é uma atividade, sobretudo de natureza prática que
pode encontrar apoio em outras áreas do conhecimento, como a
Biblioteconomia, a Ciência da Informação e a Informática. A aplicação de
técnicas oriundas dessas áreas deve ocorrer, no entanto, sempre dentro
de uma abordagem museológica.
Não basta, porém,
adquirir novas técnicas, muitas vezes ultrapassadas ou distanciadas de
nosso contexto sócio – cultural. É preciso refletir sobre os aspectos
teóricos da Museologia, sobre o museu enquanto instituição social e
sobre a necessidade de informação daqueles a quem serve.
NOTAS E REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
1. MENSCH, Peter van. A
struetured approach to museology. In: Object Museum, Museology na
eternal triangle, Reinwardt Cahier. Leiden Reiwardt Academy, 1987
2
--------------------------.Museology and the object as data carrier, in:
idem......
3.
-------------------------& POUW, Piet & SCHOUTEN, Frans. Artigo sem
título publicado em Cadernos Museológicos,n. 3 : 57-65, out., 1990
4. Museum
Documentacion System: pratical museum documentacion,1981,:188
5. ORNA ,
Elizabeth & PETTITT, Charles.Information handling in:
Museum,1990,190p,:2.
6. REINWARDT
ACADEMY .Higher Vocational College of Museology.1986,cap.5.
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